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非正式组织在图书馆工作中的作用/张宽路
作者:    发布日期:2008-05-11    点击量:
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非正式组织在图书馆工作中的作用

——以东莞图书馆漫画专题馆建设为例

张宽路


摘 要: 人力资源管理中很重视对非正式组织的科学管理。本文以东莞图书馆漫画专题馆建设为例,说明正确引导非正式组织,促成员工爱好与工作相结合,能够大大加快图书馆工作进程。

关键词: 图书馆;非正式组织;人力资源管理

  1、非正式组织的概念、特点

  1.1 非正式组织与正式组织是相对而言的,它发现于在芝加哥郊外的西方电气公司进行的霍桑实验(20世纪30年代)。参与实验的哈佛大学心理学家梅奥教授根据实验观察提出了“非正式组织”,认为在正式的组织中存在着自发形成的非正式组织,这种组织有自己的特殊规范,对人们的行为起着调节和控制作用,同时加强了内部的协作关系。非正式组织,也称为组织中的小团体,是组织成员在共同工作的过程中,由于抱有共同的社会感情而形成的非正式团体。

  1.2 非正式组织有着鲜明的特点,主要表现在:

  A、很强的凝聚力。在非正式组织里,共同的情感是维系群体的纽带,人们彼此的情感较密切,互相依赖,互相信任。非正式组织的凝聚力往往超过正式组织的凝聚力。

  B、心理的协调性。由于有自愿的结合基础,非正式组织成员对某些问题的看法基本是一致的,因而情绪共振,感情融洽,行为协调,行动一致,归属感强。

  C、信息沟通顺畅。非正式组织成员之间感情密切、交往频繁、知无不言,言无不尽,信息传播迅速,成员对信息反应往往具有很大的相似性。

  D、自然形成“领导”。非正式组织是自发形成的,但实际上每个非正式组织都有自己的“领导”人物。非正式组织内的“领导”是自然发展中形成的,成员的拥戴程度比正式组织高,号召力强。

非正式组织由于有着以上特点,因而当它同正式组织目标一致时,能焕发出很高的工作效率,达到事半功倍的目的。东莞图书馆漫画专题馆的建设就很生动地体现了这一点,当馆内爱好漫画的青年员工在馆领导的指导下,个人爱好迅速转换成工作目标,短短时间内就使漫画专题馆建设取得了骄人业绩。

  2、信息时代图书馆工作的新特点

  据美国Poynter研究所进行的“EyeTrack07”调查表明,网络读者在他们选择的内容中阅读77%,而大报读者平均阅读62%,小报读者阅读57%。项目经理萨拉-奎因表示,这是有关网络新闻和报纸新闻阅读的首次国际性大型研究。她表示,对于网上文章的文字有这么大的阅读比例感到吃惊,她说:“有近三分之二的网上读者对于自己选择的内容阅读全文。”研究还发现,人们对于以问答、列表形式撰写的文章更感兴趣,喜欢新闻纪录照片或剧照。①

2007年4月23日,世界上第13个世界读书日,国内的《厦门日报》“公众调查”栏目采用街头抽样调查方式,对100个市民随机调查采访,分析厦门市民的阅读习惯。

  调查结果显示,100名15岁至80岁的市民中有64人表示喜欢网络阅读方式并经常进行网络阅读。网络阅读的方式呈现多样化,其中论坛是网络阅读的最主要方式,而博客虽然为人们所喜爱,但并没有想象中那样重要。通过博客进行网络阅读有36人,占网络阅读人数的约56%;通过论坛进行网络阅读有48人,占75%;通过门户网站进行网络阅读有32人,占50%;通过小说网在线或下载进行网络阅读有40人,约占63%。调查结果还显示,受访者喜欢网络阅读的理由超过半数是因为网络阅读具有参与性、互动性、共享性。网络阅读可以和作者直接“对话”,和其他读者即时交流,让人有参与的快感。②

  可见信息时代,读者越来越主动,读者对书上死知识的兴趣在下降,而对日常生活中激发灵感的思想交流、心灵对话更感兴趣。因此要求图书馆工作加快与读者间的交流,由图书馆藏书供读者借转换为读者荐书供图书馆藏。而且在阅读上也不能只是让读者阅读,而是要主动促成同类型读者间的交流,形成一个与网络论坛相类似的书友会。这方面东莞图书馆漫画专题馆也向我们提供了很多有益的经验。

  3、非正式组织在信息交流上的先天优势

  正式组织是组织设计工作的结果,是经由管理者通过正式的筹划,并借助组织图和职务说明书等文件予以明确规定的。因此它的机构设置具有目的性(明确的工作任务)、正规性(行政任命)、层级性(领导与群众)、稳定性(设立、撤消都要经历一定程序)

  非正式组织也有几个相对应的特点:自发性、内聚性、平等性、不稳定性。正是这些特点,使得非正式组织具备了一些正式组织没有的优势。

  第一,在图书馆内部工作任务传递上更迅捷。传统的正式组织中,基层工作做调整要经历:申请——研究——批准——执行等诸多环节,因而工作效率大大降低,而非正式组织则更为迅捷。东莞图书馆的漫画馆在旧馆初步建成后,又筹划建立专题网站就是非正式组织迅捷性的典型事例。当时业务骨干吴渊在参考部,而网站技术人员施志唐则在网络部,负责搜集漫画专题素材、进行网络测试的刘磊等则分布在其他部门。正是在馆领导的支持下,这些漫画爱好者上班抽空讨论,下班则聚在一起畅所欲言,加快了信息交流和工作任务调整,短期内建好了漫画专题网站。

  第二、与读者交流更迅速。读者通过留言簿等正规手段提出建议,图书馆研究后再调整工作需要一个时间周期,而读者如果与负责工作的图书馆员工直接交流,工作上的改进就加快了许多,这种非正式组织中的直接交流在组织读者活动时特别有效。2006年里东莞图书馆成功举办了两届漫画节就说明了这一点。Cosplay发烧友现场表演、动漫爱好者现场绘画、漫画周边产品展览、动漫网络竞技等活动的展位、器材、接待等,都是图书馆漫画业务骨干吴渊以朋友的身份及时沟通协调的,馆内其他爱好漫画的员工也在休息日赶来相助,使得漫画节气氛格外热烈。

  、非正式组织的管理

  非正式组织,总是会存在于正式组织中。传统的非正式组织常常因为信息交流的便利性而沦为中国特色的“打小报告”,反而影响了正式组织的工作。而东莞图书馆的漫画爱好者以其跨部门、跨层级的沟通、协调却使得工作效率大大提高。可见在组织文化上,对于非正式组织要正确对待、积极引导。

  第一、观念上理解,行动上指导。

  人总是会有爱好的,对于图书馆青年员工对于漫画的爱好,东莞图书馆领导没有粗暴制止,反而及时洞察到,这可能是一种青年人中正在兴起的阅读潮流,在思想上给予理解,并针对青年员工的这一爱好积极引导,使之成为一个兴趣小组,为漫画专题馆的建设打下了团队基础。馆长李东来主动指导这一非正式组织使之成为漫画专题馆的建设主力,才使得漫画专题馆的建设取得了今天的成绩。

  第二、应针对非正式组织适当开展活动

  管理者的决策如果没有非正式组织的支持,是不可能达到预想效果的。管理者应将非正式组织的可能影响作为考虑问题、制定决策的一个因子,整体考虑使非正式组织的正面影响升到最高,负面影响降到最低。东莞图书馆动漫节的成功举办最能说明问题,馆领导给予了支持,馆内青年员工也对休息日工作算不算加班问都不问,就直接投入到工作中去,因而动漫节热热闹闹地举办起来了,可见非正式组织有着很强的凝聚力和很高的工作效率。

  第三、实行情感式绩效管理

  情感管理就是管理者以真挚的情感,增强管理者与员工之间的情感联系和思想沟通。非正式组织是以情感为基础的,那么,情感式的绩效管理能最有效地规范和引导非正式组织的员工的行为,使他们不遗余力地为组织创造优良绩效。漫画网站的建设、漫画节的成功举办是和东莞图书馆领导层的支持是分不开的。由于馆领导层的支持,分属不同部门的漫画爱好者能够在工作时间进行交流协调、激发灵感,为下班后的畅开讨论埋下种子,大大加快了工作进度。

  5、兼容式人力资源管理的优势

  正式组织由于具有目标明确、分工清晰等优点能够有效地开展常规工作。但对于不同部门专业技术人才协作、临时性读者活动组织、临时性项目工作等任务常常反应迟钝。

  而非正式组织由于其凝聚力强、信息交流便捷等优点特别适合临时性工作任务。动漫专题网站的建设、动漫节的举办等活动明确体现了漫画爱好者这一非正式组织的工作效率。

  东莞图书馆领导层既重视正式组织又重视非正式组织,既紧抓常规工作又鼓励兴趣小组的人力资源管理模式,使得便于承担突发性、事件性工作任务的非正式组织成为了正式部门机构的有益补充。常规工作由正式组织承担,事件性工作由非正式组织承担,使得现有人力资源得到最大限度开发,做出最优异的业绩来。

参考文献:

① 搜狐网→IT频道→互联网→国际互联网。2007年3月30日。

② 《看书的人多了 精通的人少了》,《厦门日报》2007年4月23日第六版《公众调查》。

③ 《组织中的人》,美,梅奥(George Elton Myao, 1880-1949)。


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